Dienstfiets
Een dienstfiets is een fiets die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld aan werknemers voor werkgerelateerde verplaatsingen. Het is dus een fiets die wordt gedeeld door de werknemers van het bedrijf. Hij maakt vaak deel uit van een gedeelde vloot. Let erop dat je het goed onderscheidt van een bedrijfsfiets.
De werkgever kan de dienstfiets via verschillende kanalen aanschaffen: kopen, leasen of via aanbiedingen zoals swapfietsen, of zelfbedieningsfietsen van het gewest of de gemeente.
Aankoop
Het bedrijf/de werkgever koopt fietsen van een leverancier en stelt ze beschikbaar aan zijn werknemers via een “in-house” reserveringssysteem, dat ook door de werkgever moet worden ontwikkeld en opgezet (wat tijd en mankracht kost). In dit geval geldt een belastingvrijstelling, voor belastingplichtige organisaties: fiscale aftrekbaarheid tot 100% van de vennootschapsbelasting.
Leasen
Het bedrijf kan ervoor kiezen om zich “het leven eenvoudiger te maken” door te kiezen voor een leasemaatschappij die de fietsen ter beschikking stelt aan de werknemers. Deze optie kan op korte termijn duurder zijn, maar het is een kant-en-klare totaaloplossing. Uiteindelijk is het ongetwijfeld efficiënter en bespaart het middelen op de middellange/lange termijn.
De werkgever betaalt maandelijks een som om de fietsen te ‘huren’. Aan het einde van het contract, vaak drie tot vier jaar, worden de fietsen overgekocht door de werkgever of teruggegeven aan het bedrijf, afhankelijk van de gekozen formule.
Niet-uitputtende lijst van leasemaatschappijen specifiek voor dienstfietsen (die ook een reserveringssysteem aanbieden): HOOBA, Kameo Bikes, Zingi
Alles uitbesteden aan een leasemaatschappij “maakt het vrij gemakkelijk”: de leasemaatschappij regelt alles wat met de fiets te maken heeft en beantwoordt eventuele vragen (onderhoud, verzekering, pechbijstand). Zo blijven de fietsen altijd in goede staat.
Andere
Een derde optie is het fietsverhuursysteem Swapfiets. Hoewel je bij deze optie geen systeem krijgt om de fietsvloot te beheren, kan je wel een elektrische fiets hebben voor ongeveer € 65 per maand, met een onmiddellijke pechbijstand inbegrepen en een verzekering, zodat je je geen zorgen hoeft te maken, mocht je fiets gestolen worden.
Een ander alternatief is bijvoorbeeld om twee of drie badges (en batterijen voor de elektrische versie) te kopen bij (e-)Villo in het Brussels Gewest, of Li bia velo in Namen.
Zelfontwikkeld reserveringssysteem
Dit is vaak inbegrepen in de pakketten die leasemaatschappijen aanbieden.
Fietsen lenen
- Laat alle gebruikers vooraf een gebruiksreglement ondertekenen (zie het sjabloon voorgesteld door de Vlaamse Overheid).
- Vereenvoudig de procedure om fietsen te lenen: via een gedeelde agenda of een registratie-/planningsformulier aan het onthaal, of eventueel hetzelfde systeem als voor het reserveren van vergaderzalen.
- Via de app/software van de leasemaatschappij.
- Zorg ook voor hangsloten, helmen, fietstassen, gsm-houders en fluohesjes.
Onderhoud
- De batterij moet worden opgeladen: medewerkers die een fiets gebruiken, moeten ervoor zorgen dat de batterij na gebruik wordt opgeladen; of er moet iemand worden aangewezen die hiervoor verantwoordelijk is.
- Er moet regelmatig onderhoud worden uitgevoerd: twee keer per jaar via een externe dienstverlener, uiteraard afhankelijk van de gebruiksintensiteit.
Communicatie
- Informeer werknemers over het bestaan ervan en leg uit hoe het werkt (bijvoorbeeld via een video, een informatiesessie of een intranetpagina).
- Promoot de fietsen (bijvoorbeeld in eerste instantie bij het onthaal) om het bewustzijn te vergroten en medewerkers te informeren.
Fietstest voor het woon-werkverkeer
Een goede manier om de fiets te promoten, is om periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, de bedrijfsfietsen uit te lenen aan werknemers die wel eens het woon-werkverkeer met de fiets willen uittesten. Zorg ervoor dat je controleert of de verzekeringsclausules het gebruik van dienstfietsen toestaan op woon-werktrajecten.