Bij fietsleasing sluiten werkgevers een leasecontract af voor hun werknemers. De leasemaatschappij biedt een totaalpakket, waaronder de fiets, verzekering, onderhoud en reparatie. Leasen omvat altijd een overkoopoptie, waarvan het bedrag in het initiële contract wordt vastgelegd.

In dit artikel hebben we het over het leasen van bedrijfsfietsen voor werknemers. Maar leasen kan ook een optie zijn om dienstfietsen aan te schaffen.

Leasen: persoonlijke bedrijfsfiets

Wie betaalt de fiets? 

• Loonaftrek (“salary sacrifice”): dit betekent een financieel voordeel voor de werknemer van ongeveer 40% vergeleken met de kosten van een persoonlijke aankoop met het nettoloon.

Waarom en via welke mechanismen? Wanneer het bedrag rechtstreeks wordt ingehouden op het brutoloon, betekent dit dat er geen belasting of sociale premies worden betaald over het geld dat wordt gebruikt om de fietsleasing te financieren. Dit is dus een belastingvoordeel: een fietsleasing is in zekere zin belastingvrij voor de werknemer, omdat het rechtstreeks wordt gefinancierd met een deel van het brutosalaris. Wil je een simulatie van de kosten, surf dan naar KameoBikes!

Als de leasing op het brutoloon wordt ingehouden, kan dit een effect hebben op de berekening van bepaalde sociale uitkeringen en aanvullende uitkeringen (die worden berekend op basis van het brutoloon), zoals wettelijk pensioen, vakantiegeld en werkloosheidsuitkering. De impact is evenwel klein dankzij de bruto-nettoverhouding.
Heb je meer informatie nodig, neem dan contact op met je HR-afdeling of sociaal secretariaat, of raadpleeg deze twee gedetailleerde artikelen: artikel_o2o; artikel_Cyclis.

• Inhouding op het nettoloon: deze optie levert geen financieel voordeel op voor de werknemer!
• Inhouding op voordelen van alle aard: bijv. eindejaarsuitkering, extralegale vakantie. Deze optie is het meest aanbevolen, omdat ze financieel het aantrekkelijkste is en het gemakkelijkste uit te voeren.
• Leasing als onderdeel van het federale mobiliteitsbudget of cafetariaplan.

Informeer bij je sociaal secretariaat naar de mogelijkheden en het wettelijk kader dat op jou van toepassing is.
Een fietsleasing wordt niet beschouwd als een voordeel alle aard (VAA) en is vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen als de fiets regelmatig wordt gebruikt voor woon-werkverkeer. Praktisch gezien betekent dit een verplichting voor de werknemer om de fiets te gebruiken om naar het werk te gaan. Werkgevers stellen deze drempel meestal vast op 40%, maar sommige bedrijven hebben zelfs 20% vastgesteld. Bovendien hebben we het over gemiddeld jaarlijks gebruik, niet over maandelijks gebruik. De werknemer mag de fiets dus alleen in de zomer of tijdens de zomermaanden gebruiken.

Fietsleasemaatschappijen?

Fietsleasemaatschappijen zijn op verschillende manieren georganiseerd.

• Met een netwerk van partnerwinkels: het voordeel van dit systeem is dat de werknemer de winkel kan kiezen: hij kan de fiets nemen die het beste bij zijn behoeften past en er zelf heen gaan om hem direct te laten onderhouden en repareren. Dit geeft werknemers maximale flexibiliteit.
• Rechtstreeks met de merken: leasemaatschappijen die op deze manier werken bieden een “gesloten” catalogus, maar hebben het voordeel dat ze sneller reageren als je reserveonderdelen nodig hebt, bijvoorbeeld in geval van schade. Deze bedrijven zorgen vaak ook voor onderhoud van de fietsen op locatie, waar de werknemers werken. Het nadeel kan zijn dat de werknemer op kantoor moet zijn op de dag dat het onderhoud gepland staat.
• Met een eigen netwerk van winkels: als ze voldoende dekking hebben in het gebied, centraliseren deze bedrijven leasing, advies en reparaties op één locatie. Ze combineren de kenmerken van de andere twee systemen: een fysieke locatie en een uitgebreide fietscatalogus.

De meeste bedrijven bieden demonstraties aan op locatie, vooral aan het begin van het contract, om de interesse van werknemers te wekken.

Naast de fiets en de prijs van het leasepakket zijn de belangrijkste verschillen tussen leasecontracten de volgende:

• Verzekering: verzekering tegen diefstal is meestal inbegrepen, maar pechbijstand, letselschadeverzekering, wettelijke aansprakelijkheid en rechtsbescherming verschillen bijvoorbeeld per contract.
• Het recht op een vervangfiets als de gehuurde fiets niet beschikbaar is.
• Onderhoudskosten: er zijn verschillende soorten pakketten, variërend van forfaitair tot onbeperkt.
• Begeleiding om de administratieve procedures op te zetten (waaronder het opstellen van een fietsbeleid) en de afhandeling van de fietsen te vergemakkelijken.

Kopen of leasen? Hoe kies je?